Как известно, успех любой компании напрямую зависит от качественной работы команды. Но часто бывает так, что сотрудники не мотивированы, плохо разбираются в своих обязанностях и не умеют эффективно взаимодействовать друг с другом. Именно поэтому создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании может стать решением проблемы.

Создание такого пространства позволит всем сотрудникам иметь доступ к необходимой информации и инструментам для выполнения своих обязанностей. Оно также сократит время на поиск нужных документов и файлов, что существенно повысит производительность работы.

Но не только доступ к информации и инструментам важен. Создание единого пространства поможет сотрудникам ощутить себя частью единого коллектива, что, в свою очередь, повысит мотивацию к работе в команде. К тому же, регулярное общение и обмен знаниями и опытом между коллегами способствует развитию профессиональных навыков и повышению квалификации.

В итоге, создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании является важным шагом на пути к улучшению работы коллектива и повышению эффективности всех сотрудников.

Перед тем как приступать к описанию корпоративного портала и интранета, нужно разобраться с терминологией. Технологические понятия корпоративный портал и интранет имеют различные значения.

Интранет или интрасеть — это виртуальное пространство, созданное для внутреннего использования в компании. Оно работает по тем же принципам, что и глобальная сеть интернет, но доступ к ней имеют только сотрудники компании. Используя web-технологии, компания может создать небольшой сайт для разных отделов, общую базу клиентов или набор документов для внутреннего пользования.

Корпоративный портал (КП) — это современная форма внутреннего информационного пространства компании, который может обеспечивать доступ к различным программам документооборота, планировщику задач, видеоконференциям и т.д. и т.п., в зависимости от потребностей организации. КП может быть создан на разных платформах, таких как Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio, «Битрикс24» и др.

Таким образом, если интранет - это внутренняя сеть компании, то КП - это внешний интерфейс этой же сети. Многие компании также используют термин "интранет" в значении "корпоративный портал". Мы будем использовать эти термины как синонимы в рамках настоящей статьи.

Интранет-портал компании: функционал и возможности

Создание внутреннего корпоративного портала может принести пользу компаниям любого размера. Крупные компании могут получить максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Рассмотрим, какие задачи может решить внедрение интранета.

1. Создание общего информационного пространства

Пользователи корпоративного портала смогут иметь под рукой все необходимые рабочие документы в любой момент времени, из любой точки земного шара и практически с любого современного устройства. Это особенно важно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников. Кроме того, интранет может объединить все, что раньше решалось с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.

2. Обучение персонала

Многие компании формируют свою базу знаний или FAQ, которые помогут новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию и проникнуться корпоративным духом. И все это без помощи наставника, то есть без дополнительных затрат на обучение.

3. Формирование корпоративной культуры

Простейшие возможности интранета, например, наличие карточек сотрудников, помогут любому работнику лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду. Это особенно актуально для крупных корпораций, а также при удаленной работе персонала.

4. Коммуникации

Для передачи задания или сообщения к сотруднику необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интранет-порталом такой подход в прошлом: планировщики задач решают эту проблему. На интранет-портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Не нужно тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.: все можно быстро увидеть на портале.

5. Контроль

Для руководителей фирм любого размера немаловажной является возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал позволяет сделать это в любой момент времени: проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.

6. Безопасность

Интрасеть может и не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен предоставить интранет-портал, и количество доступных сервисов постоянно растет.

Дополнительно стоит отметить, что по статистике сотрудники тратят около 30% рабочего времени на вполне избыточные действия, вроде общения через внешние мессенджеры, соцсети, чтения новостей и прочего. Внедрение интранет-портала легко может занять это время, предоставив сотрудникам доступ к необходимой информации, обучению и совместной работе.

Как внедрить интрасеть в организацию? Существует несколько способов, рассмотрим их детальнее.

Первый способ - разработка корпоративного портала на базе существующей платформы с учетом потребностей компании. Хоть это и самый затратный способ (особенно если используемые платформы требуют платной лицензии), он позволяет создать уникальную систему, учитывающую все требования и пожелания компании. Но стоит помнить, что этот способ сложен и долг в реализации.

Второй способ - покупка и внедрение готового решения- «коробочного» варианта. Этот способ подходит компаниям, которые устраивают стандартные возможности "из коробки" или для тех, кто пока не определился с тем, какие функции понадобятся в будущем. Такой портал можно дорабатывать по мере развития компании.

Третий способ - подключение к "облачному" сервису. Это самый бюджетный вариант внедрения интрасети, но он требует регулярных платежей. Специалисты рекомендуют использовать этот способ для небольших и средних компаний.

Вне зависимости от выбранного способа, для внедрения корпоративного портала рекомендуется обратиться к специалистам, которые имеют опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут оценить плюсы и минусы конкретных решений и платформ, подобрать наиболее оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал имеет множество преимуществ, таких как автоматизация и упрощение рабочего процесса, уменьшение пустых затрат времени персонала и формирование корпоративной культуры. Однако, не стоит забывать и о некоторых недостатках, которые могут быть присутствовать в случае использования данного решения:

1. Чрезмерная официальность – корпоративный портал подходит прежде всего для работы, а не для общения или решения творческих задач. Интерфейс портала часто настраивает пользователей на рабочий лад, а их возможности в этой части ограничены.

2. Малое участие пользователей – это следствие предыдущего недостатка. Управление порталом - задача администратора, а пользователи, как правило, не заинтересованы в создании или наполнении интересным контентом.

3. Отсутствие обратной связи – руководитель не видит реакции пользователей на принимаемые решения, не может обсудить с ними идеи и предложения.

4. Ощущение давления и контроля - контроль - одна из функций портала, но в некоторых случаях интранет может способствовать получению задач и написанию отчетов без конца.

5. Нехватка общения – портал уменьшает пустые затраты времени, которые могут быть использованы сотрудником для общения с коллегами, обсуждения решений с руководством, обмена информацией, хвастовства достижениями или простого общения. Возможно, что сотрудники могут знать своих коллег только по рабочим карточкам и коротким телефонным разговорам.

Хотя создание виртуального рабочего пространства для каждой компании – это неизбежность, но используемые решения могут быть различными. Не обязательно выбирать корпоративный портал, так как он имеет серьезные недостатки.

Фото: freepik.com