Организация эффективной работы компании напрямую зависит от того, насколько удобно организованы такие аспекты, как документооборот, управление бизнес-процессами и взаимодействие между работниками. Этот вопрос особенно важен для крупных корпораций, которые имеют десятки отделов, сотни сотрудников и огромные объемы данных. Однако, в цифровую эру необходимые изменения можно внести довольно легко - для организации внутрикорпоративного пространства существует специальное программное обеспечение. Одной из самых популярных на сегодняшний день систем управления корпоративными ресурсами является Microsoft SharePoint. Главным преимуществом этой платформы является возможность выбора наиболее подходящего продукта и его эффективного применения. Подробнее об этом решении Вы можете узнать из нашей статьи.

Microsoft SharePoint Products and Technologies, известный как SharePoint, представляет собой целую коллекцию программ, выпущенных корпорацией Microsoft. Эти программы разработаны для создания комфортной среды, в которой сотрудники компании могут взаимодействовать друг с другом продуктивно, а также хранить, находить и систематизировать информацию, управлять рабочими процессами. Название Microsoft SharePoint Products and Technologies указывает, что несколько программных продуктов предназначены для решения разных задач, основными из которых являются Microsoft SharePoint Foundation и Microsoft SharePoint Server.

Microsoft SharePoint Foundation, известный ранее как Windows SharePoint Services или WSS, является базовой версией клиентской программы, включающей в себя начальные возможности для налаживания совместной работы внутри предприятия. Она позволяет хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, отслеживать документооборот, планировать задачи и создавать веб-форумы для делового общения. Для удовлетворения потребностей крупных компаний разработаны более продвинутые редакции с расширенным функционалом, такие как SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.

Microsoft SharePoint Server, известный ранее как Microsoft Office SharePoint Server или MOSS, является платным комплектом серверных приложений, доступный в версиях 2010 и 2013 гг. SharePoint Server предоставляет множество возможностей, отсутствующих в SharePoint Foundation.

Некоторые разработчики решают использовать SharePoint Foundation изолированно от SharePoint Server, чтобы снизить стоимость решения. Однако, подобное решение не станет полнофункциональным, так как SharePoint Foundation не предоставляет некоторые возможности, доступные только в SharePoint Server, такие как бизнес-аналитика, настройка личного кабинета сотрудника и использование веб-форм.

Среди других программных продуктов SharePoint особенно популярны две программы: Microsoft Sharepoint Designer и Microsoft Sharepoint Workspace. Microsoft Sharepoint Designer представляет собой HTML-редактор, при помощи которого можно создавать и редактировать веб-сайты в MS SharePoint, используя встроенные средства редактирования. Microsoft SharePoint Workspace позволяет совершать операции с документами и рабочими данными в режиме реального времени, автоматически синхронизируя информацию с рабочей областью SharePoint Workspace на устройстве.

В целом, MS SharePoint является платформой для создания корпоративных порталов с широким функционалом, которые делают работу предприятия более продуктивной за счет удобной настройки и автоматизации всех внутренних процессов.

Возможности и функционал корпоративного портала SharePoint

Обратим внимание, что SharePoint не является непосредственно готовым решением, подходящим для любой компании. Процесс внедрения может растянуться на месяцы, так как его нужно приспосабливать под цели конкретной организации. Однако, SQL Server Development в своей статье подчеркивает, что это также является плюсом, поскольку в результате получится как раз то, что нужно компании. Но, очевидно, для малых компаний подобные задержки не всегда приемлемы.

Структура портала

Типовой структуры у MS SharePoint нет, так как она разрабатывается индивидуально в соответствии с требованиями и потребностями конкретной компании. В основном, портал состоит из главной страницы, которая является местом доступа к веб-узлам дочерних уровней. В структуре SharePoint есть особые элементы, которые позволяют сформировать и упорядочить содержимое портала именно так, как это нужно в данном случае.

• Сайты. В SharePoint пользователи могут самостоятельно создавать веб-узлы разных типов: сайты групп, которые содержат рабочую информацию для сотрудников разных подразделений (библиотеки данных, списки, форумы); вики-сайты, контент которых формируют и изменяют сами пользователи; блоги, где пользователи могут публиковать свои записи с возможностью комментирования; шаблоны приложений для решения популярных бизнес-задач, таких как контроль рекламной кампании; рабочие области, которые позволяют пользователям одной группы вместе работать над общим документом, планировать собрания, следить за их ходом и итогами.
• Область портала представляет собой страницу, на которой в виде списка представлена ступенчатая структура интранета. Портал может включать несколько таких областей, как одноуровневых, так и разного уровня.
• Библиотеки документов являются одним из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Библиотека представляет собой хранилище информации и размещается на веб-узле. Ее содержимое может включать, например, текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы. Доступ к документам имеют все участники группы, которой принадлежит данный сайт.
• Списки широко используются в SharePoint наряду с библиотеками и помещаются на сайтах групп. Они содержат все те данные, которые не относятся к категории документов: ссылки, контакты, задачи, события, извещения, календарь, опросы. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.

Это интересно

Работу со списками в SharePoint можно показать на примере модуля «Отслеживание вопросов». Он содержит поля: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности и срок. Все эти данные можно менять в процессе работы, а также добавлять заметки и примечания.

Веб-части. Эти особые компоненты структуры SharePoint выглядят как некие визуальные блоки, с помощью которых обычные пользователи могут управлять веб-страницами. Другими словами, для размещения и редактирования контента не обязательно владеть навыками программирования. Списки и библиотеки по своей сути тоже являются веб-частями.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Использование корпоративного портала MS SharePoint позволяет оптимизировать рабочие процессы, сократить время сотрудников и материальные ресурсы. Некоторые результаты, которые можно получить с помощью корпоративного портала SharePoint:

• Сотрудники получают возможность работать совместно. Быстрый обмен информацией, новостями, ссылками и другими ресурсами, а также оптимизация коммуникативных процессов способствуют этому.
• Организация удобного доступа к корпоративной информации. Сотрудникам не нужно тратить время, чтобы найти необходимый документ, таблицу с аналитическими данными, обучающие материалы, контакты нужных людей.
• Структура

  MS SharePoint: достоинства и недостатки

  MS SharePoint — одна из наиболее популярных платформ на рынке корпоративных портальных решений. Это объясняется не только потребителями, которые доверяют бренду Microsoft, но также и объективными преимуществами, имеющимися у данного продукта. Тем не менее, MS SharePoint, как и любой другой продукт, имеет как плюсы, так и минусы, что открывает возможности для конкуренции других производителей.

  Посмотрим на некоторые неоспоримые плюсы Microsoft SharePoint. Во-первых, это высокое качество, которое присуще всем продуктам Microsoft. Во-вторых, это эффективное решение рабочих вопросов. Однако, наибольшим достоинством данной платформы является ее широкий функционал и безграничные возможности настройки и расширения, которые позволяют приспособить ее под индивидуальные нужды компании. Более того, SharePoint очень легко интегрируется с другими продуктами Microsoft.

  Ключевыми недостатками MS SharePoint являются следующее. Во-первых, большое количество функций делают данный портальный решение сложным и "тяжелым". Это означает, что для того, чтобы внедрить и настроить SharePoint, необходимо обладать обширными и глубокими знаниями, а пользователям придется потрудиться для освоения программы. Во-вторых, так как SharePoint является продуктом Microsoft, он идеально интегрируется с продуктами данного разработчика, однако плохо совместим с софтами других поставщиков. Более того, из-за высокой стоимости лицензии, платных продуктов (MS SharePoint Server и других), а также сложности внедрения, данное решение является довольно дорогостоящим. В-третьих, срок внедрения MS SharePoint может достигать полугода и более из-за его сложности.

  Из-за перечисленных недостатков, MS SharePoint не является оптимальным выбором для компаний, занятых в сегменте малого бизнеса. Он также не является лучшим выбором для организаций, которые используют программное обеспечение от других производителей.

  Но помимо всего прочего, не следует забывать о таких аспектах как корпоративная культура и психологический климат в организации. Для того чтобы успешно внедрить MS SharePoint, руководители должны учитывать и эти факторы. Безусловно, SharePoint — это прекрасный рабочий инструмент, однако он не является полностью решением проблемы коммуникации внутри компании и не располагает средствами мотивации к общению, в этом смысле уступая другим решениям, таким, например, как корпоративные соцсети.

  Фото: freepik.com